Für viele Unternehmen stellt sich nicht zuletzt aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage die Frage, wie die Erträge im Rahmen eines Auftrags gesteigert werden können. „Claimmanagement“ kann dazu das Mittel der Wahl sein.

Man versteht unter Claimmanagement oder Nachforderungsmanagement alle Maßnahmen, die der Abwehr von Claims der Vertragspartner sowie der Durchsetzung eigener Claims dienen.

Ursachen von Claims?

Die Ursachen von Claims sind vielfältig: Beispielsweise wird ein Auftrag nicht ausreichend oder nur unvollständig spezifiziert, es kommt zu umfangreichen Änderungswünschen im Liefer- und Leistungsumfang oder vertragliche Pflichten werden mangelhaft erfüllt.

Das Resultat sind Verzögerungen, Ergänzungen oder Änderungen des ursprünglichen Auftrags, regelmäßig verbunden mit zusätzlichen Kosten.

Ansätze für Claimmanagement

Claimmanagement hat zwei Ansatzpunkte: Beim passiven Claimmanagements wird auf die Vermeidung bzw. Verminderung von Forderung der Gegenseite bzw. auf die Vorbereitung der eigenen Geltendmachung von Claims gesetzt. Das aktive Claimmanagement dagegen findet Anwendung, wenn es im Rahmen eines Auftrags oder Projekts schon zu Störungen gekommen ist und es um die Verhandlung und Durchsetzung von Claims geht.

Passives Claimmanagement

Die wichtigsten Weichenstellungen für den Umgang mit Nachforderungen erfolgen erfahrungsgemäß im Bereich des passiven Claimmanagements. Hier nämlich wird mit dem geschlossenen Vertrag die Grundlage der weiteren Zusammenarbeit gelegt. Jedoch zeigen die Erfahrungen der Autoren, dass der Vertragsgestaltung oftmals zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Darüber hinaus ist es sowohl vor als auch nach Vertragsabschluss wichtig, mögliche Risiken, die sich für ein Projekt aus dem Vertrag ergeben könne, zu identifizieren und sich auf deren Verwirklichung vorzubereiten. Es ist dabei durchaus üblich, dass im letzten Moment im Rahmen der Verhandlungen durch die Vertragspartner noch Ergänzungen im Vertrag vorgenommen werden, deren Risiken erst im Laufe der Zeit abzusehen sind.

Aktives Claimmanagement

Das aktive Claimmanagement setzt dann ein, wenn eigene Claims geltend zu machen sind oder fremde Claims geltend gemacht wurden.

Zuerst gilt es, die eigenen oder fremden Claims aus eigener Sicht zu beurteilen. Maßgeblich sind dazu der geschlossene Vertrag sowie die anzuwendende Gesetzeslage. Weiter ist anhand der vorhandenen Dokumentation der Handlungen der Parteien der identifizierte Claim auf seine Durchsetzbarkeit hin zu überprüfen. Schließlich wird der Claim der Gegenseite präsentiert bzw. der Gegenseite dargelegt, warum deren Claim nicht durchsetzbar ist.

Anschließend kommt es zum Stadium der Claim-Verhandlung. Hier stellt sich die Frage, ob im Hinblick auf eine weitere Zusammenarbeit tatsächlich jeder Anspruch geltend gemacht werden soll, oder ob nicht unter Berücksichtigung von Zeitverlust, zu erwartenden Kosten und möglicherweise zerstörten Geschäftsbeziehungen eine reduzierte Geltendmachung der weiteren Zusammenarbeit förderlicher ist.

In einem letzten Schritt ist dann der abgewickelte Claim-Prozess einer Nachprüfung zu unterziehen („Claim-Controlling“), um die gesammelten Erfahrungen bei neuen Fällen anwenden zu können.

Claims erfolgreich geltend machen

Hat die eigene Analyse ergeben, dass ein eigener Claim geltend machen kann, ist fraglich, wann dieser „erfolgreich“ geltend gemacht werden kann.

Erforderlich dazu ist eine sorgfältige Vorbereitung. Der Claim wird mit seinen Hintergründen aufbereitet, die Anspruchsgrundlagen herausgearbeitet und mit Beweisen unterlegt. Wichtig ist hierbei, die Kosten der Geltendmachung im Auge zu behalten und in Relation zum Claim zu setzen.

Und noch ein Punkt sollte bedacht werden: In den meisten Fällen ist ein Gerichtsverfahren nicht sinnvoll, da eine weitere Zusammenarbeit nach der Durchführung eines solchen Verfahrens, welches auf Konfrontation ausgerichtet ist, vielfach nicht mehr möglich ist. Hier bieten Schiedsgerichts- oder Mediationsverfahren den Vorteil, dass die Parteien gemeinsam eine Lösung suchen und viel mehr als bei einem klassischen Gerichtsverfahren ein für alle Beteiligten akzeptables Ergebnis erreicht werden kann.

Fazit

Insbesondere in der momentanen wirtschaftlichen Situation sollten gerade mittelständische Unternehmer jeden sich bietenden Vorteil nutzen, um aktiv das anvisierte Ergebnis im Rahmen eines Auftrags zu sichern.

Bewusst betriebenes Claimmanagement kann einen solchen Vorteil darstellen. Entscheidend für den Erfolg sind dabei ein sorgfältig erstellter Vertrag als Ausgangsbasis, präzise Dokumentationen, ausgearbeitete interne Prozesse und gut vorbereitete Verhandlungen.